Pourquoi mettre en place un suivi des heures de
délégation ?
Mettre en place un outil de suivi et de gestion des heures de délégation permet d'en
simplifier l'administration au quotidien, mais aussi d'en optimiser l'utilisation, pour
une
meilleure intégration du dialogue social dans l'entreprise.
Une gestion des heures à l'échelle de toutes les instances
Afin d'effectuer leurs missions, des crédits d'heures sont attribués aux représentants du personnels. Selon les mandats, la loi donne la possibilité de reporter des heures non utilisées sur le mois suivant et/ou d'en faire don à un autre élu.
Le suivi des heures implique dès lors, pour toutes les parties prenantes, élu, manager ou responsable relation sociale, de suivre les heures reportées, données et reçues.
Outre la simplification des processus, la mise en place d'un suivi facile, mis à jour en temps réel et partagé des heures de délégation offre la possibilité aux membres du CSE d'en optimiser l'utilisation. L'action du comité devient plus efficace et les managers peuvent organiser au mieux l'activité opérationnelle.
Simplifier les processus et gagner en productivité, pour toutes les parties prenantes
Mettre en place un outil de suivi des heures de délégation c'est avant tout en finir avec la gestion des bons de délégation : plus de papier à remplir, signer, archiver.
Une gestion que la mise en place du don et du report d'heure va forcément complexifier. Digitaliser et centraliser toutes les actions liées aux heures de délégation sur une même plateforme c'est la garantie d'un processus simplifié, pour un vrai gain de temps et de productivité, pour toutes les parties prenantes.
Intégrer le dialogue social dans la culture d'entreprise
Mettre en place un suivi, partagé, de l'utilisation des heures de délégation permet également de rendre le dialogue social plus transparent et de renforcer la confiance entre toutes ses parties prenantes.
Les élus peuvent suivre en temps réel leur crédit d'heures et leurs managers peuvent à tout moment prendre connaissance des dépôts des membres de leur équipe. L'historique et le planning sont accessibles à tous, à tout moment (selon son rôle). Chacun possède le même niveau d'information : le dialogue social est facilité, transparent, et partie intégrante du fonctionnement de l'entreprise.
Responsabiliser et valoriser les acteurs du dialogue social
Bénéficier d'un tableau de bord global de l'activité des élus c'est aussi pour eux la possibilité de communiquer et de valoriser le temps qui lui est consacré à l'échelle individuelle comme à l'échelle collective.
Un suivi détaillé offre une vision globale de l'utilisation des heures de délégation, et de leur variation éventuelle en fonction de mobilisations sur des sujets spécifiques.
Faire coexister dialogue social et activité opérationnelle
Bénéficier d'un suivi des heures de délégation et d'un historique accessible en permanence est aussi un véritable avantage pour les managers comptant des élus dans leurs équipes. Certes, ils n'ont plus à gérer la signature des bons de délégation et se déchargent de certaines tâches administratives, mais surtout ils peuvent intégrer cette part du planning de leur(s) collaborateur(s) à celui de leur équipe au global.
En visualisant le planning et les dépôts à venir, les managers peuvent planifier l'activité et gérer les ressources en anticipation et non plus en réaction. L'historique permet lui de faire un reporting précis, pour éventuellement étudier le besoin d'adapter l'organisation ou de renforcer l'équipe.
Les nouvelles possibilités dans l'organisation du CSE rendent nécessaire l'utilisation d'une solution dédiée pour gérer les heures de délégation. Mais la mise en place d'un véritable suivi à l'échelle de l'organisation est avant tout une formidable opportunité pour optimiser et faciliter le dialogue social.
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